Mời bạn đọc cùng tìm hiểu Kỹ năng giao tiếp là gì? trong bài viết dưới đây để có câu trả lời nhé.
Mục lục
Kỹ năng giao tiếp là gì?
Kỹ năng giao tiếp là khả năng bạn truyền đạt và tiếp nhận các loại thông tin khác nhau, sau đó có cách phản ứng, phản hồi phù hợp. Giao tiếp thực chất là một kỹ năng tổng hợp, cần thiết trong cả công việc và cuộc sống. Người có kỹ năng giao tiếp là người có thể trao đổi thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả, có khả năng truyền đạt thông điệp, lắng nghe tích cực để đạt được mục đích giao tiếp cụ thể.
Các ý tưởng, cảm nhận và các yếu tố xung quanh đều gây ảnh hưởng đến cách thức và hiệu quả giao tiếp. Bởi vậy, kỹ năng giao tiếp có liên quan đến khả năng nghe – nói, quan sát và cảm thông của cả chủ thể và đối tượng giao tiếp.
Các hình thức giao tiếp phổ biến nhất là:
- Giao tiếp trực tiếp (face – to – face/ mặt đối mặt).
- Giao tiếp gián tiếp qua điện thoại, email, chatbot,…
Các công việc sử dụng kỹ năng giao tiếp nhiều có thể kể đến như nhân viên kinh doanh, nhân viên bán hàng, nhân viên biên – phiên dịch, nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên telesales, nhân viên thu mua, chuyên viên xuất nhập khẩu,…
Vai trò của kỹ năng giao tiếp
Sở hữu một kỹ năng giao tiếp xuất sắc sẽ hỗ trợ chúng ta trong mọi khía cạnh của cuộc sống. Kỹ năng giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong việc:
Tạo dựng và duy trì các mối quan hệ
Trong công việc, kỹ năng giao tiếp tốt giúp một cá nhân xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp, đối tác, khách hàng. Đồng thời thể hiện lòng tôn trọng và quan tâm đến họ, tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác lâu dài.
Một người có kỹ năng giao tiếp tốt thường có khả năng diễn đạt ý tưởng, suy nghĩ và cảm xúc của mình một cách rõ ràng và hiệu quả, cũng như lắng nghe, hiểu và tôn trọng quan điểm của đối phương. Từ đó có thể dễ dàng tạo dựng và duy trì mối quan hệ bền vững với những người khác.
Thu nhập tốt hơn
Trong các lĩnh vực ngành nghề như bán hàng, quảng cáo, kinh doanh, Marketing, giáo dục, pháp luật,… kỹ năng giao tiếp tốt hỗ trợ thuyết phục khách hàng, xây dựng mối quan hệ, từ đó giúp tăng doanh số bán hàng, doanh thu và lợi nhuận.
Trong các công việc quản lý, kỹ năng giao tiếp tốt giúp một cá nhân có thể lãnh đạo, hướng dẫn, phát triển đội ngũ nhân viên, xây dựng môi trường làm việc tích cực. Từ đó giúp tăng năng suất làm việc và đưa ra các quyết định quan trọng một cách chính xác.
Chuyên nghiệp, tự tin
Kỹ năng giao tiếp giúp một cá nhân trở nên chuyên nghiệp, tự tin hơn trong nhiều tình huống khác nhau. Bằng cách truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, ngữ điệu tự tin, có thể tránh được những hiểu lầm hay tranh cãi không cần thiết.
Giải quyết vấn đề hiệu quả
Kỹ năng giao tiếp cũng đóng vai trò quan trọng trong việc giúp giải quyết các vấn đề, xử lý các tình huống khó khăn một cách linh hoạt.
Chẳng hạn như trong công việc, khi xảy ra vấn đề trong một dự án, các thành viên trong nhóm cần liên lạc, thảo luận, trao đổi thông tin với nhau. Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp các thành viên hiểu rõ ý kiến, quan điểm và tư duy của nhau, từ đó đưa ra giải pháp tốt nhất cho vấn đề đó.
Cách phát triển kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp, hiệu quả
Để giao tiếp tốt, ứng xử khéo léo trong cuộc sống cũng như công việc và xã hội chúng ta cần lưu ý những điểm sau:
Xác định mục đích giao tiếp
Ngay cả trong các mối quan hệ thân thiết, chúng ta cũng thường kể lại một câu chuyện hoặc đặt những câu hỏi liên quan tới một chủ đề nhất định. Trong công việc, bạn cần chú ý đến hiệu quả của giao tiếp, vì vậy hãy xác định trước mục đích của mình là gì – trao đổi để đi đến thống nhất phương án, thay đổi quy trình quản lý dự án hay giao tiếp để đàm phán hợp đồng,…
Dĩ nhiên, với những buổi trò chuyện thân thiện, cởi mở ngoài công việc thì tùy vào mức độ thân thiết, bạn có thể giao tiếp đơn giản với đồng nghiệp mà không cần quá nghiêm túc về “mục đích”.
Rành mạch và dễ hiểu, không ngọng, nói lắp
Cách diễn đạt rành mạch và dễ hiểu không chỉ giúp thể hiện sự tự tin mà còn cả sự chuyên nghiệp trong quá trình giao tiếp. Những từ ngữ như “à, ừm” cũng nên được loại bỏ hoàn toàn khỏi câu nói của bạn. Khi trò chuyện với người khác, hãy luôn nói năng dứt khoát, biết ngắt nghỉ đúng chỗ để người khác kịp hiểu ý mình và cũng là để lấy lại năng lượng cho bản thân.
Đồng thời, trong mỗi hoàn cảnh khác nhau thì bạn cũng nên sử dụng ngôn từ và giọng nói khác nhau, tốt nhất là làm sao cho mạch lạc và dễ hiểu nhất. Không phải lúc nào bạn cũng nên sử dụng những từ ngữ quá chuyên môn và cần phải cực kỳ cẩn trọng với ngữ pháp, ngay cả khi nói tiếng Việt.
Giao tiếp có trọng tâm, rõ ràng về các thông tin muốn truyền đạt
Nhiều người có cách giao tiếp kiểu “thao thao bất tuyệt”, chỉ nói những gì mình muốn mà không quan tâm người khác có muốn nghe hay không hoặc có tiếp nhận một cách tích cực hay không. Nói quá nhiều không giúp chứng minh rằng bạn là người học cao hiểu rộng. Ngược lại, nó sẽ cho mọi người thấy không được chia sẻ và thậm chí là bị áp đặt.
Bản chất của quá trình giao tiếp là để trao đổi thông tin, 2 bên cùng chia sẻ những suy nghĩ và mối quan tâm chung. Vì vậy, nếu một bên chỉ thao thao bất tuyệt với những suy nghĩ của mình thì chắc chắn đối phương sẽ cảm thấy chán nản và gần như sẽ không có các cuộc trao đổi sau đó nữa.
Nhận biết các tín hiệu và điều chỉnh giao tiếp để kết nối với nhau
Như đã nói ở trên, mục đích của mỗi cuộc trò chuyện, giao tiếp là để mọi người cùng thấu hiểu nhau, chia sẻ với nhau những suy nghĩ chung. Sẽ là một điều tuyệt vời nếu như có thể tìm thấy một người bạn đồng hành thực sự hiểu mình và có thể chia sẻ mọi điều trong cuộc sống. Điều này lại một lần nữa khẳng định tầm quan trọng của kỹ năng lắng nghe.
Lắng nghe không chỉ để hiểu và để đưa ra lời khuyên mà còn là để thể hiện sự tôn trọng với người đối diện và thực sự hiểu thông tin họ muốn truyền tải để đưa ra phản ứng phù hợp nhất.
Lắng nghe, tôn trọng đối phương
Hầu hết chúng ta đều nói nhiều hơn là nghe. Điều gì đã khiến cho chúng ta gần như chỉ quan tâm đến những gì mình sắp nói mà bỏ qua gần như hoàn toàn những suy nghĩ của đối phương? Đó có thể là bởi vì chúng ta chưa thực sự biết cách lắng nghe và tôn trọng ý kiến của người khác.
Trong quá trình giao tiếp, hãy dừng lại một chút để lắng nghe ý kiến của đối phương, những lời họ nói, giọng điệu và chú ý tới cả ngôn ngữ cơ thể của họ. Khi đối phương nhận thấy rằng bạn đang thực sự lắng nghe họ, họ sẽ cảm thấy tin tưởng và sẽ cởi mở hơn. Họ thậm chí sẽ cảm thấy hạnh phúc hơn nhiều khi bạn đặt ra những câu hỏi. Bạn càng biết cách lắng nghe, người kia càng cởi mở và câu chuyện sẽ càng trở nên thú vị hơn.
Nói đúng suy nghĩ của mình, kết hợp ngôn ngữ hình thể
Cách tốt nhất để thể hiện sự khéo léo và chuyên nghiệp trong giao tiếp là trung thực, nói đúng những suy nghĩ của mình. Nếu như bạn đang cảm thấy không thoải mái, hãy cho đối phương biết điều này. Nếu như bạn không muốn tiếp tục nói về một chủ đề nào nữa, bạn cũng nên nói ra điều đó. Tất nhiên là phải bằng một cách khéo léo để không làm cho đối phương phật ý. Nói đúng suy nghĩ của mình xem ra thì dễ nhưng không phải ai cũng có thể làm được.
Ngoài ra, khi giao tiếp, bạn cũng không được quên ngôn ngữ cơ thể. Đôi khi, nó còn có ý nghĩa hơn cả trăm ngàn lời bạn nói. Giọng của bạn có cay nghiệt quá hay không? Khuôn mặt bạn có đang thể hiện sự khinh thường với những gì người khác nói? Hay là ánh mắt bạn đang thể hiện sự thích thú với câu chuyện của họ. Ngôn ngữ cơ thể sẽ cho thấy mọi cảm xúc và suy nghĩ của bạn, thậm chí là cả thái độ của bạn đối với người đối diện.
Cách sử dụng kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong công việc
Chuẩn bị trước khi giao tiếp
Trước khi gặp khách hàng, đối tác, hãy tập nói trước gương, đặc biệt là nếu cuộc gặp đó có tính quan trọng cao. Ghi chú các thông tin cần thiết để trình bày, trao đổi, đồng thời chọn cách thức giao tiếp phù hợp với khách hàng. Kỹ năng giao tiếp này giúp tạo sự tự tin, chuyên nghiệp trước khi gặp khách hàng và tránh được các sai sót do thiếu chuẩn bị.
Giao tiếp rõ ràng, mạch lạc
Khi giao tiếp với khách hàng, cần đảm bảo thông điệp được truyền đạt một cách rõ ràng và dễ hiểu. Điều này giúp cho khách hàng hiểu được vấn đề một cách chính xác, đồng thời tránh được sự hiểu nhầm hoặc các vấn đề không đáng có.
Kỹ năng giao tiếp mạch lạc, có trình tự logic cũng rất quan trọng để giữ cho cuộc trao đổi diễn ra suôn sẻ, tránh được sự mất tập trung hoặc những giây phút im lặng không cần thiết. Từ đó tạo được ấn tượng tốt với khách hàng và tăng khả năng thành công trong công việc.
Thái độ thân thiện
Kỹ năng giao tiếp với thái độ thân thiện giúp tạo ra một môi trường thoải mái, năng lượng và tích cực, giảm sự căng thẳng và giúp cuộc trò chuyện trở nên tự nhiên hơn.
Hơn nữa, thái độ thân thiện cũng là một yếu tố quan trọng trong việc xây dựng và duy trì các mối quan hệ đồng nghiệp, khách hàng và đối tác lâu dài, bền vững.
Linh hoạt trong phong cách giao tiếp
Mỗi phong cách giao tiếp sẽ phù hợp trong các tình huống khác nhau. Để sử dụng tốt nhất kỹ năng giao tiếp, hãy cố gắng quan sát, thấu hiểu đối tượng và lựa chọn phong cách hiệu quả nhất để giao tiếp với họ.
Ví dụ: Nếu đang trong quá trình tìm kiếm việc làm, tốt hơn hết chúng ta nên gửi một email trang trọng hoặc gọi điện trực tiếp cho nhà tuyển dụng. Tùy thuộc vào tình huống, thậm chí có thể tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng bằng cách dùng một câu chuyện hay một bức thư nói về mục tiêu, ý định của mình trong công việc,…
Phê bình mang tính chất xây dựng
Phê bình mang tính xây dựng giúp nhân viên hiểu được những điểm mạnh và điểm cần cải thiện của mình trong công việc một cách khách quan. Kỹ năng giao tiếp này cũng sẽ giúp họ tiếp nhận phản hồi một cách tích cực và có động lực để cải thiện vấn đề.
Nhà quản lý hãy tập trung vào vấn đề cần cải thiện thay vì cố gắng tìm lỗi lầm và chỉ trích nhân viên, tránh dùng từ ngữ mang hơi hướng cá nhân. Đồng thời tạo ra bầu không khí thoải mái, tôn trọng, lắng nghe và trao đổi một cách thiện chí.
Điều chỉnh ngữ điệu, tốc độ nói phù hợp
Điều chỉnh ngữ điệu, tốc độ nói và cách diễn đạt phù hợp là một phần quan trọng của kỹ năng giao tiếp hiệu quả:
- Về ngữ điệu, người nói cần phải điều chỉnh giọng nói, biểu cảm và cử chỉ để truyền tải thông điệp một cách rõ ràng và chân thật nhất. Ví dụ, trưởng phòng muốn truyền đạt thông tin về một dự án quan trọng đến đội ngũ nhân viên của mình, cần sử dụng giọng điệu rõ ràng, nét mặt nghiêm túc,.. thể hiện được tầm quan trọng của dự án đó.
- Về tốc độ nói, điều chỉnh phù hợp để người nghe có thể hiểu được hết câu chuyện, thông điệp. Nếu nói quá nhanh, đối phương có thể bị bối rối và không thể hiểu được nội dung, thông điệp mà người nói muốn truyền tải. Nếu nói quá chậm, người nghe có thể cảm thấy nhàm chán, mệt mỏi.
Sử dụng những câu hỏi mở
Bằng cách đặt ra những câu hỏi mở, chúng ta có thể thúc đẩy sự tương tác và trao đổi ý kiến giữa mình và người nghe, giúp cho cuộc trò chuyện trở nên sâu sắc, ý nghĩa hơn.
Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng việc sử dụng câu hỏi mở không phải lúc nào cũng là phương pháp tối ưu. Chẳng hạn nếu một nhân viên đặt những câu hỏi quá rộng và không cung cấp đủ thông tin cụ thể, điều này có thể gây gián đoạn và lãng phí thời gian của nhóm trong quá trình thảo luận về một dự án.
Một số lỗi cần tránh trong giao tiếp
- Không tập trung lắng nghe, thường xuyên ngắt lời người khác. Trường hợp nếu buộc phải ngắt lời, hãy sử dụng từ: “xin phép” hoặc “xin lỗi” trước đó.
- Sử dụng những từ ngữ chê bai, miệt thị, phán xét người khác. Đồng thời thể hiện thái độ khó chịu ngay trước mặt đối phương.
- Giao tiếp vòng vo, ấp úng, nói quá nhanh hoặc quá chậm khiến người nghe không nắm được hết nội dung, thông điệp.
- Vừa nói chuyện vừa làm những hành động không tôn trọng đối phương như cắn móng tay, xem đồng hồ, vuốt tóc, bấm điện thoại,…
- Khơi gợi hoặc cố tình nói những chuyện mà đối phương không muốn nghe, cảm thấy khó chịu hoặc chạm vào lòng tự trọng của họ.
- Sử dụng những câu hỏi lạc quẻ, sai chủ đề mà mọi người đang đề cập đến.
- Sử dụng giọng điệu quá to, quá nhỏ trong những ngữ cảnh không phù hợp.
- Sử dụng ngôn ngữ lóng ngóng, không chuyên nghiệp hoặc quá phức tạp, khiến người nghe hoặc đối tác không hiểu ý muốn truyền tải.
- Sử dụng ngôn từ hay hành động có tính kỳ thị, phân biệt chủng tộc, giới tính, địa phương hoặc tôn giáo.
- Không giữ lời hứa, không đáp ứng kịp thời hoặc không trả lời các câu hỏi, yêu cầu từ đối tác một cách đầy đủ và chính xác.
- Sử dụng cách thức giao tiếp không thích hợp, ví dụ như sử dụng email hoặc tin nhắn SMS để trình bày ý kiến quan trọng thay vì gặp mặt hoặc gọi điện thoại.
Trên đây là nội dung bài viết giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về Kỹ năng giao tiếp là gì? Mọi thông tin trong bài viết Kỹ năng giao tiếp là gì? Cách phát triển kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp đều được xác thực rõ ràng trước khi đăng tải. Tuy nhiên đôi lúc vẫn không tránh khỏi những sai xót đáng tiếc. Hãy để lại bình luận xuống phía dưới bài viết để đội ngũ biên tập được nắm bắt ý kiến từ bạn đọc.
Đăng bởi THCS Bình Chánh trong chuyện mục Tổng hợp
